Archivierung

Die klassische Archivierung – gestern und heute. Bislang galt folgende Definition

Digitale Akte / Mappe

Wie die digitale Akte / Mappe auch Ihrem Unternehmen hilft


Office- und Dokumentenmanagement mit System

Das Dokumentenmanagement-System BITAG|Finder erweitert das klassischen Dokumentenarchiv zum vollwertigen DMS:

  • Adressverwaltung- und Kundeninformationssystem (CRM)
  • Integration von Microsoft Office
  • Wiedervorlage
  • Records Management
  • Digitale Akte / Mappe

Adress- und Kundeninformationssystem (CRM)

Sekundenschneller Zugriff auf alle wichtigen Kunden- und Interessentendaten durch das komfortables Adressen- und Ansprechpartnerverwaltungsmodul. Mittels CTI (Computer-Telefon-Integegration) können kompatible Telefonanlagen über die TAPI-Schnittstelle an BITAG|finder angebunden werden. Somit wird ein durchgängiges Kontaktmanagement Wirklichkeit. Alle Dokumente zum Gesprächspartner im direkten Zugriff. Notizen werden online direkt dem Ansprechpartner zugeordnet und duch BITAG|Finder übersichtlich organisiert.

Digitale Akte

In Form von elektronischen Ordnern können im Zusammenhang stehende Dokumente einfach und übersichtlich zusammengebracht werden. Häufig werden Vorgänge , wie z.B., ein Kundenauftrag oder ein Bestellvorgang in Form der digitalen Akte gespeichert. Ähnlich einem normalen Ordner enthält die digitale Akte / Mappe ein Inhaltsverzeichnis mit Registern. Somit lassen sich z.B. im Kundenauftrag alle Dokumente von der Anfrage über die Auftragsbestätigung, den nötigen eigenen Bestellungen bei Lieferanten, die Lieferscheine und Rechnungen übersichtlich ablegen. Die digitale Akte / Mappe kann mit z.B. der Auftragsnummer, dem Kundennamen und des Nummer beschriftet werden. Damit lassen sich Millionen von Akten speichern und gezielt wieder auffinden.

Volle Integration in Microsoft Office

Nicht nur die Archivierung von Dokumenten, sondern auch die automatisierte Erstellung von Office-Dokumente wie z.B. Word-Dokumente und die komplette Vorformatierung übernimmt BITAG|finder. Selbst das automatische Einfügen von Adressdaten mit Ansprechpartnernamen gelingt auf Knopfdruck. Selbstverständlich sind diese Dokumente auch sofort archiviert und unterliegen der Revisionskontrolle. Keine Änderung geht verloren.

Wiedervorlagensystem

Gerade im Schriftverkehr ist ein zuverlässigers Wiedervorlagesystem unerlässlich. BITAG|finder hilft bei der Terminkontrolle und bringt die hinterlegten Dokumente zum gewünschten Termin in den Vordergrund.