Digitale Akte / Mappe

Wie die digitale Akte / Mappe auch Ihrem Unternehmen hilft

Die digitale Akte bietet eine zentrale, anwendungsübergreifende Sicht auf komplexe Geschäftsprozesse sowie den dazugehörigen Dokumenten. Dabei lässt sich anhand der digitalen Akte ein schneller Überblick und eine schnelle Bearbeitung des Geschäftsvorfalls und allen dazugehörigen Dokumenten erreichen. Komplette Vorgänge lassen sich jetzt übersichtlich elektronisch archivieren. Der Zusammenhang der Dokumente geht nicht mehr verloren. Dieser Einsatz ermöglicht eine Erhöhung der Transparenz und Effizienz der Geschäftsprozesse bei gleichzeitiger Senkung der Verwaltungs- und Archivierungskosten.

Einige Highlights:

  • Sekundenschnelles Aufrufen von digitalen Akten mit allen dazugehörigen Dokumenten
  • Einsparung von Kopier- und Archivierungskosten durch die digitale Ablage
  • Uneingeschränkte Archivgröße
  • Zugriff auf die digitalen Akten erfolgt ortsunabhängig
  • Zusatzinformationen zu kompletten Workflow-Prozessen können in die digitale Akte mit aufgenommen werden
  • Revisionssichere Ablage
  • Revisionssicherer Aktenzugriff durch die BITAG Berechtigungsverwaltung

Motivationsgründe für die Einführung von BITAG|Mappen:

  • Komplexe, papieraufwendige Prozessabläufe
  • Dezentrale Bearbeitung- und Aufbewahrung verursacht zeitintensiven Zugriff
  • Oft viele Akten nötig, Kopieraufwand
  • Unterschiedliche Aktenaufbereitung
  • Komplexe Zugriffsregelungen
  • Hohe Archivkosten
  • Aufwendige Kundenbetreuung

Ziele der digitalen Akte / Mappe:

  • Optimierung und Straffung der Workflow-Prozesse
  • Gleichzeitiger Zugriff von unterschiedlichen Orten durch die Versionskontrolle der digitalen Akte
  • leichte und schnelle Zugriffsmöglichkeiten, (Arbeitszeit, Logistikkosten)
  • Vermeidung von Redundanzen durch Bildung einer digitalen Akte
  • Akteneinheit, qualitativ hochwertige Verwaltung und Bearbeitung, Konsolidierung
  • Datensicherheit wird erhöht
  • geringerer Aufwand durch elektronische Speicherung
  • Akzeptanz durch direkten, schnellen Zugriff
  • Dienstleistungsgedanke
  • Anwendungsbeispiel Personalakte

Beispiel:

Die elektronische Personalakte mit BITAG| digitale Akte
Möglicher Aufbau einer Akte:

Referenzieren der wichtigsten personalbezogenen Unterlagen: Arbeitsverträge,
Zeugnisse, Beurteilungen, Korrespondenz, Notizen u.a.
Einsatz von Workflowtechnologie zur Unterstützung von Personalprozessen wie z. B. Urlaubsantrag, Beurteilungen, tägliche To-Do Liste etc.
Automatisiertes Handling von Informationen über die notwendigen Genehmigungsstufen

Nutzung auch von umfassenden Workflows für den Umlauf von Akten bei Sonderfällen
Revisionssicherheit durch Dokumentation des gesamten Personalgeschehens
Anbindung unstrukturierter Informationsquellen wie Emails oder optischer Archive
Workflows zur Pflege von Stammdaten (Eintritt, Austritt, Allgemeine Daten, etc.)
Standortübergreifendes Management von Personaldokumenten
Offene Struktur, Integration von Drittprodukten möglich