Die digitale Akte bietet eine zentrale, anwendungsübergreifende Sicht auf komplexe Geschäftsprozesse sowie den dazugehörigen Dokumenten. Dabei lässt sich anhand der digitalen Akte ein schneller Überblick und eine schnelle Bearbeitung des Geschäftsvorfalls und allen dazugehörigen Dokumenten erreichen. Komplette Vorgänge lassen sich jetzt übersichtlich elektronisch archivieren. Der Zusammenhang der Dokumente geht nicht mehr verloren. Dieser Einsatz ermöglicht eine Erhöhung der Transparenz und Effizienz der Geschäftsprozesse bei gleichzeitiger Senkung der Verwaltungs- und Archivierungskosten.
Einige Highlights:
Motivationsgründe für die Einführung von BITAG|Mappen:
Ziele der digitalen Akte / Mappe:
Beispiel:
Die elektronische Personalakte mit BITAG| digitale Akte
Möglicher Aufbau einer Akte:
Referenzieren der wichtigsten personalbezogenen Unterlagen: Arbeitsverträge,
Zeugnisse, Beurteilungen, Korrespondenz, Notizen u.a.
Einsatz von Workflowtechnologie zur Unterstützung von Personalprozessen wie z. B. Urlaubsantrag, Beurteilungen, tägliche To-Do Liste etc.
Automatisiertes Handling von Informationen über die notwendigen Genehmigungsstufen
Nutzung auch von umfassenden Workflows für den Umlauf von Akten bei Sonderfällen
Revisionssicherheit durch Dokumentation des gesamten Personalgeschehens
Anbindung unstrukturierter Informationsquellen wie Emails oder optischer Archive
Workflows zur Pflege von Stammdaten (Eintritt, Austritt, Allgemeine Daten, etc.)
Standortübergreifendes Management von Personaldokumenten
Offene Struktur, Integration von Drittprodukten möglich