Projektcontrolling

Definition

Projektcontrolling beschreibt alle Aktivitäten, die notwendig sind, um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit zu steuern. Es umfasst die konkrete Projektkalkulation, Terminplanung sowie die Kommunikation und Finanzierung von Projekten im Unternehmen. Weitere Teilaufgaben sind die Investitionsplanung, das Controlling sowie das Rechnungswesen. Projekte werden als einmalige betriebliche Unternehmungen mit einem geplanten Start- und Endtermin betrachtet. Das Projektcontrolling ist ein Teilbereich des Projektmanagements. Während sich das Controlling mit der Realisierung des Projektziels und dem Einsatz von Ressourcen befasst, zielt das Projektmanagement unter anderem auf die Zeiterfassung und Personalplanung ab.

Projektcontrolling in der Praxis

Hauptziel des Projektcontrollings ist es, mit Hilfe des Einsatzes von begrenzten Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt das vorher definierte Ziel zu erreichen. Darüber hinaus sind der wirtschaftliche Einsatz der Ressourcen sowie der finanziellen Mittel zwei wesentliche Bestandteile des Projektcontrollings. Folglich ist die kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung von Projektparametern notwendig, um den Projektverlauf gezielt steuern und optimieren zu können.

Zu den relevanten Projektparametern gehören:

Die Datenauswertung, die den Soll- und Ist-Zustand vergleicht.
Earned-Value-Analyse, die auch Leistungs- oder Arbeitswertanalyse genannt wird
Schwachstellen- oder Risikoanalyse
Überwachung der Ausgaben und Einnahmen für das jeweilige Projekt

Die Überwachung der Projektparameter erfolgt ganzheitlich und kontinuierlich. Dazu gehört auch das Tätigkeitsfeld des Berichtswesens. Hierfür setzen Unternehmen auf die digitale Erfassung von Daten durch den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen. Auf diese Weise können einzelne Parameter automatisch ausgewertet und der gesamte Projektverlauf archiviert werden. So haben die Projektverantwortlichen die Möglichkeit, Rückschlüsse zu ziehen und diese für zukünftige Projekte zu nutzen.
Teilbereiche des Projektcontrollings

Zu den wichtigsten Teilbereichen des Projektcontrollings gehören die Kostenrechnung, die Leistungserstellung und die Kontrolle. Auf deren Basis können einzelne Projekte im Unternehmen gezielt geplant, durchgeführt und auf ihren Erfolg hin überprüft werden.
Projektkalkulation

Die Projektkalkulation findet in der Vorbereitungs- und Planungsphase statt. Hier werden die Gesamtkosten, die variablen Kosten sowie die Fixkosten planmäßig ermittelt. Die Kalkulation sollte so früh wie möglich erfolgen, damit das Projekt anschließend schnell budgetiert und in die Umsetzungsphase überführt werden kann. Bei mittel- bis langfristigen Projekten ist es ratsam, diese in einzelne Projektschritte zu unterteilen, damit die jeweiligen Schritte anschließend als eigene Kostenträger ausgewiesen werden können.
Die Projektleistung

Die Projektleistung wird in der Regel sowohl als Qualität als auch als Nutzwert bezeichnet. In diesem Sinne befasst sich das Projektcontrolling mit der Überwachung sowie der Sicherstellung der qualitativen Merkmale für das jeweilige Projekt. Im Falle einer Abweichung wird der Zustand frühzeitig erkannt und mit Hilfe von vorher definierten Maßnahmen gegengesteuert.
Projektsteuerung

Das Projektcontrolling dokumentiert und visualisiert die Soll- und Ist-Kosten während der gesamten Projektlaufzeit. Die grafische Darstellung der Soll- und Ist-Kurven hilft festzustellen, ob eine Kostenüberschreitung eingetreten ist. Die Visualisierung ist jedoch nur bedingt aussagekräftig. Aus diesem Grund ist es ratsam, eine Terminkostenkontrolle durchzuführen, um festzustellen, ob das Projekt mit Hilfe von Beschleunigungskosten zu einem früheren Zeitpunkt abgeschlossen werden kann.

 

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