Bestellanforderung

WORFLOW-UNTERSTÜTZUNG BEI DER GENEHMIGUNG VON BESTELLANFORDERUNGEN

Die Freigabe von Bestellanforderungen stellt ein klassisches Anwendungsszenario dar, bei welchem die Prozesssteuerung durch die BITAG Workflowmanagement Suite erhebliche Vorteile bieten kann.

Bestellanforderungen unterliegen häufig Genehmigungsverfahren, wenn sie einen bestimmten Betrag überschreiten oder Produkte bestimmter Warengruppen enthalten. Ohne die Steuerung durch ein Workflowmanagement-System sind Bedarfsmeldungen oft mit dem Einsatz von papierbasierten Anforderungen verbunden, die an die genehmigenden Instanzen weitergeleitet werden müssen. Verzögerungen durch den Transport und lange Liegezeiten sind entscheidende Mängel. Weitere Nachteile: mangelnde Informationen über den aktuellen Prozessstand und Probleme aufgrund unleserlicher Handschriften, nicht vorgesehener Ausnahmen und aufgrund von Sonderwegen. Mit dem Einsatz der BITAG Workflowmanagement-Suite können diese Nachteile behoben werden. Die Vorteile der Steuerung durch einen Workflow sollen anhand des folgenden Beispiels verdeutlicht werden.

Workflow-Beispiel:

Ein Freigabeverfahren soll nach folgenden Kriterien erfolgen:
Betrag > 1.000 EUR und <= 50.000 EUR: Freigabe durch Einkaufsleitung (EL)
Betrag > 50.000 EUR: zuerst Freigabe durch Einkaufsleitung, dann Genehmigung durch Geschäftsleitung (GL)

Realisierung im BITAG Workflow-System:

Workflow-Modellierung:
Das BITAG Workflowmanagement-System stellt bereits einige Workflow-Muster zur Genehmigung von Bestellanforderungen bereit, die häufig als Vorlage für die Modellierung eines eigenen Workflow-Musters genutzt werden können. Der folgende Workflow wird für jeden Freigabeschritt erneut gestartet. Er enthält einen Genehmigungsschritt, in dem der Bearbeiter die Bestellanforderung entweder freigeben oder ablehnen kann. Nach der Ausführung dieses Genehmigungsschrittes wird der Anforderer darüber informiert, ob die Bestellanforderung genehmigt oder abgelehnt wurde.

Workflow-Ausführung:
Nach der Speicherung einer neuen Bestellanforderung wird die genehmigende Instanz per Workflow benachrichtigt, dass eine Freigabe zu erfolgen hat. Hierzu wird eine Aufgabe im BITAG | Infocenter bereitgestellt (s. Abb.). Die Transaktion zur Freigabe der Bestellanforderung wird beim Ausführen der Aufgabe direkt aus dem Infocenter heraus gestartet. Nach der Freigabe oder Ablehnung der Bestellanforderung wird der Anforderer direkt über eine Aufgabe informiert.

Vorteile durch den Workflow-Einsatz:
Verkürzung der Durchlaufzeiten durch Wegfall des manuellen Transportes
automatische Ermittlung des nächsten Bearbeiters
automatische Benachrichtigung, wenn eine Freigabe zu erfolgen hat
Garantie der Einhaltung von Genehmigungswegen
permanente Kontrolle des Freigabeprozesses durch eine kontinuierliche Workflow-Protokollierung
Verkürzung der Liegezeiten durch automatische Terminüberwachung, Eskalations-Kontrolle und Einführung einer Vertreterregelung