Bestellfreigabe

WORKFLOW-UNTERSTÜTZUNG BEI BESTELLFREIGABEN

Bestellungen unterliegen häufig umfangreichen Genehmigungsverfahren. In der Regel hat ein Sachbearbeiter im Einkauf ein bestimmtes Budget bis zu dem er Bestellungen eigenverantwortlich durchführen darf. Oft noch kombiniert mit einem Vier-Augen-Prinzip, d.h., jede Bestellung muss von mindestens einer weiteren Personen freigezeichnet werden. Je nach der wertmäßigen Höhe einer Bestellung kann diese auch das komplette Organigramm einer Einkaufsabteilung durchlaufen. Vom Sachbearbeiter, dem Abteilungsleiter, über den Werkleiter bis zum Geschäftsführer/Vorstand müssen alle an diesem Freigabeprozess involvierten Personen benachrichtigt und nachweisliche Abzeichnungen durchführen. Bis alle Beteiligten an diesem Prozess alle relevanten Unterlagen für den Einkaufsprozess vorliegen haben und diesen dann auch freigegeben haben, wird oft enorme Zeit verschwendet. Ohne die Steuerung durch ein Workflowmanagementsystem sind umfangreiche Freigabeprozesse nicht mehr realisierbar.
Mit dem Einsatz der Einsatz der BITAG Workflowmanagement-Suite können diese Nachteile behoben werden. Die Vorteile der Steuerung durch einen Workflow sollen anhand des folgenden Beispiels verdeutlicht werden. Im Workflowdesigner sehen Sie ein exemplarisches Beispiel für eine Bestellfreigabe.

Vier-Augen-Prinzip

In unserem obigen Beispiel wird der Freigabeprozess dem Ersteller der Bestellung zur nochmaligen Kontrolle und Freizeichnung zugestellt. Mit der Freizeichnung durch den Ersteller wird in unserem Beispiel anhand der Artikelnummern im ERP-System online recheriert, ob es sich um Lagerware, Kaufteile oder um sogenannte Exoten (ohne Artikelnummern) handelt. Je nach Typ des zu bestellenden Artikels wird im Workflow verzeigt und die Bestellung den entsprechenden weiteren Freizeichnern zugeführt. Am Ende des Freizeichnungsprozesses gelangt die Bestellung wieder automatisch zum Ersteller zurück und kann von dort aus versendet werden.


Freigabe nach Bestellbeträgen




In diesem Beispiel holt sich der Workflow automatisch über das hinterlegte Organigramm des Unternehmens je nach Höhe des Bestellwerts der Bestellung und je nach Höhe des Freigabelimits des Bearbeiters den jeweiligen Vorgesetzten. Dies wird solange wiederholt, bis entweder das Freigabelimit eines Bearbeiters ausreicht, oder aber das Ende der Hierarchie erreicht ist. Diese Standard-Template ist innerhalb weniger Stunden an jede Organisation anpassbar und Out-of-the-Box einsatzfähig.