Das Rechnungseingangsbuch gibt dem Mitarbeiter im Rechnungswesen einen Überblick über den Status laufender Rechnungsbearbeitungsvorgänge. Es bildet damit die zentrale Instanz, um sich über den Gesamtstatus sämtlicher in Bearbeitung befindlicher Rechnungen und den Bearbeitungsstand einer jeden einzelnen Rechnung zu informieren.
Alle Kosten im Blick
Sobald eine Rechnung elektronisch erfasst wurde, wird sie im Rechnungseingangsbuch sichtbar. Es bildet die zentrale Instanz für die Mitarbeiter im Rechnungswesen und zeigt auf einen Blick den Gesamtstatus und den Bearbeitungsstand sämtlicher in Bearbeitung befindlicher Rechnungen. So hat der Budgetverantwortliche jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Kosten und damit die Möglichkeit eines entsprechend detaillierten Reportings. Auch wenn ein Mitarbeiter der eigenen Abteilung genehmigt bzw. eine Genehmigung auf höherer Ebene notwendig ist, erhält der für das Budget verantwortliche Vorgesetzte in jedem Fall die Information zur Kenntnis. Unklarheit über bestehende Verbindlichkeiten und Skontofristen, lange Laufzeiten per Hauspost oder Gelber Post sowie hoher Aufwand bei der Prüfung von Sammelrechnungen gehören mit Finder der Vergangenheit an.
Gegenüber einer konventionellen Eingangsrechnungsprüfung bietet der Einsatz der BITAG Rechnungsprüfung folgende Vorteile:
- Es müssen keine Rechnungskopien mehr angefertigt werden.
- Das Sortieren nach Datum, Lieferanten-Nummer oder Zahlungstermin entfällt.
- Skontofristen können einfach überwacht und eingehalten werden.
- Die Buchhaltung muss keine separate Wiedervorlage von “kreisenden” Rechnungen führen.
- Lieferantenrechnungen sind besser auffindbar.
- Die Vorsortierung und endgültige Ablage der verbuchten Rechnungen entfällt.
