Das BITAG | workflow System ist ein umfassendes und flexibel integrierbares Workflowmanagement-System, mit dessen Unterstützung sich wiederholende, standardisierte Geschäftsprozesse und Geschäftsabläufe generieren, steuern und verwalten lassen.
Mit Unterstützung des Workflowmanagement-Systems werden die einzelnen Workflow-Management Prozess-Schritte ausgeführt und überwacht. Jeder am Workflow Prozessbeteiligte ist sekundengenau informiert, in welchem Stadium sich der Prozess befindet, oder wer diesen aktuell oder zuletzt bearbeitet hat.
Das Workflow-System verwaltet und steuert die für die Durchführung eines Geschäftsprozesses erforderlichen Aufgaben, Ressourcen und Regeln. Es liefert einen Container für Daten und Dokumente aller Arbeitselemente. Es verfolgt und verteilt diese, abhängig von Geschäftsregeln, automatisch an die Benutzer, die in der Definition des Geschäftsprozesses festgelegt wurden.
Typisches Beispiel: Elektronische Rechnungsprüfung
Ein typisches Beispiel für den sinnvollen Einsatz von Workflow-Lösungen ist die Prüfung von Eingangsrechnungen in der Rechnungsprüfung , die einen Großteil der Unternehmen noch immer papiergebunden erreichen. Dabei müssen die Rechnungen häufig von mehreren Personen im Haus auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Spätestens dann, wenn die beteiligten Personen an unterschiedlichen Standorten verteilt sitzen und die Unterlagen womöglich noch mit der Post verschickt werden, wird jede Rechnungsprüfung zur nervenaufreibenden Bewährungsprobe; es droht der Verlust von Skonto und Transparenz.
Kurz gesagt, unser Workflowmanagement-System gewährleistet die Verfügbarkeit der richtigen Aufgaben, Informationen und Bearbeitungsregeln zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
Warum ist ein Workflowmanagement-System gerade heute sinnvoll?
Hohe Kosten und Margendruck verlangen von Unternehmen innovative Lösungen. Die Einsparpotentiale im Fertigungsumfeld sind jedoch mittlerweile nahezu erschöpft, hingegen präsentiert der Bereich der unternehmensweiten Geschäftsprozesse die dringende Notwendigkeit, Optimierungen vorzunehmen. Dabei haben sich insbesondere die folgenden beiden Bereiche als äußerst kostentreibend herauskristallisiert:
- Produktivitäts- und Qualitätsverlust wegen hoher Liegezeiten und Transportaufwände im Dokumentenmanagement
- hoher Personalaufwand für das Dokumentenhandling
Um auf den heutigen internationalen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben, muss ein Unternehmen schnell, flexibel und qualitativ hochwertig auf Kundenwünsche reagieren können.
Ein effizientes Business Process Management ist dabei von entscheidender Bedeutung. Es ist unerlässlich, Verwaltungsabläufe aktiv zu steuern, an den möglichen Punkten zu automatisieren und so die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu optimieren.
Der BITAG| workflow optimiert die wichtigen Prozesse im Büroumfeld wie z.B. Abzeichnen, Freigeben, Weiterleiten von Dokumenten, ebenso wie die automatische Erinnerung an Aufgaben.
Seine große Flexibilität spielt er dort aus, wo er sich Ihrer Organisationsstruktur nahtlos anpasst und Ihnen dadurch hilft, Ihre Geschäftsabläufe transparenter zu gestalten. Zusätzlich unterstützt Sie der BITAG| workflow mit Prozessdaten und der dazugehörenden Historie, die Sie unkompliziert auf Knopfdruck erstellen können. Damit überwachen Sie schnell und effizient all Ihre Bearbeitungsfristen.
Wollen Sie Urlaubsvertretungen, Stellvertreterregelungen oder auch Eskalationsregeln berücksichtigen und verändern? Auch das können Sie nun einfach und schnell im BITAG Workflowmanagement ausführen.
Das Business Process Management ermöglicht Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse einfach zu modellieren, Prozessdaten und -historie auf Knopfdruck zu erhalten und kritische Bearbeitungsfristen durch automatische Wiedervorlagen einzuhalten.
Volle Integration aller Datenquellen und -Ziele
Die Basis des BITAG Workflowmanagement bildet die zuverlässige BITAG| Server-Engine. Innerhalb dieses Systems haben jegliche Dokumente eine gleiche Gewichtung. Dies gilt für Emails, Telefaxe, gescannte Papiere oder per Schnittstelle elektronisch eingelesene Daten aus beliebigen ERP-Installationen. Somit fügen sich beliebige Datenquellen und -ziele, nahtlos in einen Workflow-Prozess ein. Selbstverständlich lassen sich alle erstellten Im- oder Exportportvorlagen schützen, archivieren und in gleicher oder veränderter Form wiederverwenden.
Abläufe gestalten und überwachen
Prozesse werden transparenter, wenn man diese visualisiert. Diese simple Erfahrung haben wir bei der Entwicklung in das BITAG Workflowmanagement einfließen lassen: der komplette Entwurf eines Prozesses erfolgt über einen graphischen Workflowdesigner. In jedem Stadium der Planung kann dieser Abläufe simulieren und hilft somit frühzeitig Fehler im Prozessablauf zu entdecken und zu eliminieren. Die Detailüberwachung eines Prozesses verläuft ähnlich übersichtlich und komfortabel.
Programmieren spart Zeit und Geld!
Eine mutige Aussage, zugegeben. Allerdings praxiserprobt und zutreffend auf das BITAG Workflowmanagement. Durch den aktiven Scripting-Host und der sehr einfachen aber besonders mächtigen Programmiersprache innerhalb des BITAG | Workflows, kann auf fehlerträchtige Middleware verzichtet werden. Es entstehen keine „Administrations-Brennpunkte“. Diese Lösung macht flexibel und unabhängig. Für andere Anbieter unbezwingbare Problemstellungen, lassen sich innerhalb BITAG | Workflow schnell und funktionssicher lösen. Wir berichtigen somit unsere These: Schon die Möglichkeit der freien Programmierung spart Zeit und Geld.
Einheit schafft Fortschritt
Als erfahrener Hersteller von DMS- und CRM-Software, wissen wir: je weniger Software beim Anwender läuft, um so schneller und sicherer kommt er an sein Ziel. Diesen Ansatz verfolgen wir konsequent. Da es ein DMS ohne Workflow, jedoch nie ein (konsequentes) Workflowmanagement ohne ein DMS geben wird, halten Sie mit BITAG | Workflow alle Trümpfe in der Hand. Funktionen erreichen Sie über eine einheitliche, intuitive Oberfläche. Alle Module arbeiten „seamless“, also ohne sichtbare Schnittstellen. Sie fühlen sich sicher. Eine Ablenkung durch ständig wechselnde Eingabeschemata findet nicht statt. Es wird auch der Administrator glücklich: er hat nur einen Hot-Spot der Wartung.