Elektronische Rechnungsprüfung

Die Verarbeitung eingehender Rechnungen ist eine zentrale Aufgabe der Finanzabteilung. In den meisten Unternehmen ist dies aber immer noch ein sehr zeitaufwendiger Prozess: Per Hauspost werden die Dokumente an sämtliche verantwortliche Stellen im Hause weitergeleitet. Mitarbeiter nehmen beispielsweise die Rechnung zur Kenntnis, unterschreiben sie, geben sie frei, usw. Eingangsrechnungen müssen zumeist gleich von mehreren Kostenstellen-Verantwortlichen zum Gegenzeichnen weitergeleitet werden. Wegen zu langen Liegezeiten verfällt dann oft die Skontofrist oder Rechnungen werden von Lieferanten angemahnt und langwierige Recherchen über den Verbleib der Rechnungen folgen.

DIE EFFIZIENZ ERHÖHEN

Die elektronische Rechnungsprüfung von BITAG hilft Ihnen, die Rechnungsprüfung zu rationalisieren, Rechnungen schneller und korrekter zu bearbeiten und damit Ihre Kosten zu reduzieren. Alle Dokumente werden digitalisiert und gemäß rechtlicher Vorgaben revisionssicher abgelegt. Rechnungen können so nicht mehr verloren gehen. Anschließend werden die Eingangsrechnungen in einen Freizeichnungs-Workflow integrieren und Arbeitsabläufe dadurch automatisieren. Die Durchlaufzeiten der Rechnungen reduzieren Sie so um bis zu 80 Prozent. Gleichzeitig vermeiden Sie Fehler bei der manuellen Dateneingabe.

RECHTLICHEN ANFORDERUNGEN GENÜGEN

Unternehmen sehen sich einer wachsenden Zahl rechtlicher Vorschriften wie der GDPDU oder der GaufzV konfrontiert. Sie fordern u.a. die revisionssichere Archivierung von Rechnungen über einen längeren Zeitraum. BITAG|finder stellt sicher, dass alle Dokumente Ihrer Finanzabteilung und Ihres gesamten Unternehmens in einem einzigen, sicheren und zentralen Archiv verwaltet und gespeichert werden.

WARUM DIE RECHNUNGSPRÜFUNG AUTOMATISIEREN?

Durch die tiefe Integration in viele marktgängige ERP-Systeme, wie z.B. PLANAT FEPA, SAP R/3, PSI PENTA stellt die BITAG| Rechnungsprüfung eine einheitliche und durchgängige Lösung dar, die die manuelle Bearbeitung auf ein Minimum reduziert. Von der Erfassung prüfungs- und buchungsrelevanter Daten über die eigentlichen Prüfungs- und Genehmigungsabläufe hinweg, bis hin zur abschließenden Buchung deckt die Rechnungsprüfung die geforderten Aufgabenstellungen in der Praxis ab. Weit über 80 % der Arbeitszeit können so eingespart werden, bei einer Amortisationszeit von unter einem Jahr und das schon bei einem Rechnungsaufkommen von wenigen hundert Rechnungen pro Monat.

AUTOMATISCHES EINLESEN VON EINGANGSRECHNUNGEN

Am Beginn der Rechnungsbearbeitung steht die “Rechnungslesung”, d.h. die automatische Analyse sämtlicher im Posteingang befindlicher Eingangsrechnungen, deren Zuordnung zu Lieferanten und das Auslesen und Validieren aller für die Prüfung und Buchung relevanten Daten. Umfassende Validierungen und lokale Prüfungen sorgen von Beginn an für eine hohe Qualität der gelieferten Daten. Der Abgleich mit Lieferantenstammdaten erfolgt üblicherweise “online”, d.h. direkter lesender Zugriff auf die Daten im ERP-System. Der Abgleich der Bestellpositionen mit den Rechnungspositionen wird ebenfalls online vorgenommen – durch z.B. direkten Zugriff auf die im ERP-System vorgehaltenen offenen Bestellpositionen für die bereits ein Wareneingang erfolgt ist.

TIEFE INTEGRATION IN ERP-SYSTEME

Besonders in der Automobil-Zulieferbranche oder im Lebensmittelhandel fallen oft mehrere 100 Eingangsrechnungen pro Tag an. Teilweise werden diese Rechnungen bereits elektronisch (EDI, EMail, usw.) übertragen oder könnten von den Lieferanten elektronisch übertragen werden. Somit kann eine 100% korrekte automatische Rechnungsprüfung jeder Eingangsrechnung innerhalb weniger Minuten erfolgen. Erfahrungsgemäß können somit je nach Branche und Zuverlässigkeit der Lieferanten mehr als 95% der Rechnungen vollautomatisch und fehlerfrei verbucht werden.
Dabei wird immer nach dem selben Schema verfahren:

  1. Rechnungslesung (Scannen, EDI, EMail)
  2. Online-Verifizierung der Kreditordaten gegen Fibu- oder ERP-Stammdanten
  3. Über die Lieferscheinnummer aus der Eingangsrechnung wird der entsprechende Wareneingang und somit die korrekte Soll-Menge der Rechnungsposition im ERP-System ermittelt
  4. Aus dem Wareneingang wird die Bestellposition und der Bestellpreis und somit der Soll-Preis im ERP-System ermittelt
  5. Aus den Bestelldaten werden noch die Fracht und Versandkosten ermittelt
  6. und mit den Rechnungsdaten verglichen.
  7. Bei Übereinstimmung wird die Rechnung direkt im ERP-System verbucht (direkte Ansteuerung der Verbuchungsschnittstellen) und die Kontierung an die Finanzbuchhaltung übergeben
  8. Im Fehlerfall wird die Eingangsrechnung dem entsprechenden Sachbearbeiter im Einkauf oder in der Finanzbuchhaltung zugestellt
NUR NOCH “ABWEICHLER” SIND RELEVANT

Die Rechnungsprüfung konzentriert sich somit nur noch auf die abweichende Eingangsrechnungen, die der Workflow automatisch identifiziert hat. Rechnungen mit Preisabweichungen können dabei direkt den Bestelllverantwortlichen aus dem Einkauf zugestellt werden und entlasten somit die Finanzbuchhaltung von unnötigen Rückfragetätigkeiten.

MANUELLE PRÜFUNG

Rechnungen, für die keine Bestellungen im ERP-System vorliegen, werden mit der BITAG Rechnungsprüfung weiterbearbeitet. Rechnungen ohne Bestellbezug – Kostenrechnungen, Sachkosten und Dienstleistungen – werden nach Kontierung im Rechnungswesen an den Besteller geleitet, der die Rechnung sachlich, preislich und rechnerisch zu prüfen hat. Dieses kann auf Belegebene wie auch für Einzelpositionen oder Kostenstellen erfolgen. Nach der Prüfung muss die Rechnung genehmigt werden. Dieses kann z.B. bei niedrigen Beträgen durch den Prüfenden selbst geschehen oder durch einen Vorgesetzten mit entsprechenden Rechten. Ein Satz von Regeln und Mechanismen zur Weiterleitung wird in Form von “Genehmigungsprofilen” definiert und während der Bearbeitung im Prozess genutzt.

Der Sachbearbeiter hat nun die Aufgabe, die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist auf Richtigkeit zu prüfen und zur Zahlung freizugeben. Dazu gibt er den Vorgang entweder frei (Rechnerisch und sachlich richtig, geprüft am …, von …) oder setzt die entsprechenden Beanstandungsmarkierungen (Preis falsch, Menge falsch, usw.). Je nach Freigabe oder Beanstandung gelangt die Rechnung automatisch in den Posteingangskorb des nächsten zuständigen Mitarbeiters in der Prozesskette, beispielsweise in der Kreditorenbuchhaltung. Dort können in einer Buchungsmaske die zur Kontierung erforderlich Daten eingegeben werden. Die Buchung bzw. Zahlung wird mit dem entsprechenden elektronischen Stempel quittiert. Bei Beanstandungen wird die Rechnung dem entsprechenden Einkäufer zur Kontrolle und Korrektur zugestellt. Im Anschluss können die Buchungsdatensätze über eine Universalschnittstelle an eine Finanzbuchhaltungssoftware übergeben werden. Diese Schnittstelle und die o.g. Buchungsmaske sind frei konfigurierbar und können auf die jeweils eingesetzte Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.

DIGITALISIERUNG VON DOKUMENTEN UND KONVERTIERUNG

Die BITAG Rechnungsprüfung verarbeitet jede Transaktion – egal, ob Rechnungen per Fax, eMail oder EDI im Unternehmen ankommen. Jedes Dokument wird in den Workflow integriert, automatisch zugewiesen und durch das Unternehmen geleitet: Die Rechnungsprüfung stellt so sicher, dass die richtigen Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten.

ALLE DOKUMENTE UND ZUGEHÖRIGE INFORMATIONEN VERWALTEN

Rechnungen und zugehörige Informationen wie Lieferscheine oder Bestellungen werden separat erstellt und verwaltet – häufig in verschiedenen Anwendungen. Bevor eine Bezahlung erfolgen kann, müssen die Unterlagen jedoch abgeglichen werden. Normalerweise vergleichen die Sachbearbeiter hierfür jedes einzelne Dokument mit der zugehörigen Rechnung. Das erledigt die BITAG| Rechnungsprüfung automatisch. Bereits im Dokumentenmanagement hinterlegte Bestellungen und Eingangslieferscheine werden bereits beim Einlesen der Rechnung der Eingangsrechnung vollautomatisch zugeordnet. Der Sachbearbeiter hat somit alle nötigen Unterlagen für eine Entscheidung bereits vorliegen.

ABLÄUFE TRANSPARENT GEMACHT

Immer noch werden eingehende Rechnungen häufig in Papierform durch die Ableitungen gereicht, bevor sie tatsächlich im System gebucht werden. Wenn Rechnungen aufwändige Wege im Rahmen der Prüfung durchlaufen müssen, kann dies zu langen Bearbeitungszeiten und schließlich zu Skontoverlusten führen – darüber hinaus können Dokumente auf dem Papierweg durch die verschiedenen Organisationseinheiten verloren gehen.
Eine zentrale Eingangsrechnungsbearbeitung mit frühem Scannen von eingehenden Dokumenten, die unmittelbar im System zur Verfügung gestellt werden, gewinnt daher zunehmend an Bedeutung. Digitale Freigabeprozesse mit ausführlicher Dokumentation der einzelnen Schritte führen zu einer Optimierung der Bearbeitungszeit und fördern die Transparenz des gesamten Prozesses.

DIE ÜBERSICHT BEHALTEN

Zur Abbildung der Eingangsrechnungsbearbeitung haben wir verschiedene Lösungen entwickelt, die den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung beschleunigen und die Transparenz unternehmensweit erhöhen. Die elektronische Rechnungsprüfung kann Abläufe von der Bestellerfassung bis zur Zahlungsabwicklung abbilden – abhängig von Ihren individuellen Anforderungen kann der Prozessfluss unterschiedlich komplex ausfallen. Unsere Stärke liegt darin, gemeinsam mit Ihnen Ihren „optimalen Prozess“ zu erheben und im System nach Ihren Anforderungen abzubilden.

AUSWERTUNGEN ZÄHLEN

Alle Schritte der Eingangsrechnungsbearbeitung werden online in ein Rechnungseingangsbuch fortgeschrieben, das zentral wie dezentral zur ad-hoc Auswertung und Nachverfolgung genutzt werden kann. Der Status einer Rechnung ist direkt ermittelbar. Beispiel: Eine Skontoampel gibt Auskunft darüber, ob die Skontofrist noch eingehalten werden kann.

In einer weiteren Ausbaustufe können auch andere Buchhaltungsdokumente in die Lösung integriert werden. Mit dem Einscannen von Originallastschriftseinzugsermächtigungen, Änderungsmitteilungen für Bankverbindungen, Anschriftenänderungen oder internen Buchungsvermerken können so bspw. auch die Prozesse der Debitorenbuchhaltung transparenter gestaltet werden. Neben der Beschleunigung von Arbeitsabläufen und der ständigen Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten im System wird auch die Kontrolle dieser Vorgänge quasi von jedem Arbeitsplatz ermöglicht.

ZUSAMMENFASSUNG:
  • zentrale Informationsablage und -bereitstellung aller Eingangsrechnungen
  • flexible Ablaufgestaltung sowie Erweiterbarkeit des Freigabe- und Prüfungspprozesses
  • optimierte Steuerung und unternehmensweite Transparenz des Prüfungsprozesses
  • Termin- und Fristenkontrolle
  • Eskalationsmanagement
  • Erhöhung der Revisionssicherheit
  • wirtschaftliche Implementierung
  • Integration mit Archiven und Scan-Lösungen verschiedenster Anbieter und somit eine hohe Investitionssicherheit
  • Integration mit vielen ERP-Lösungen