Nachfolgend einige Beispiel für die Ausgestaltung eines Rechnungsprüfungs-Workflow:
Rechnungsprüfung mit Preisdifferenz
In diesem Beispiel-Workflow wird im Step (6) “Bestellpreise prüfen” die Mengen und Preisprüfung vorgenommen. Dieser Step stellt eine Art von Schleuse dar. Nur Eingangsrechnung die mengen- und preismäßig der jeweiligen Lieferung(en) entsprechen, können diesen Step passieren. Bei Abweichungen werden wird immer dem Step (18) “Bestellpreise aktualisieren” zugeführt, der dem jeweilgen Einkaufssachbearbeiter zugeordnet ist. Der Workflowschritt “Bestellpreise prüfen” wird dabei von einem Workflowserver ausgeführt und bedarf keiner menschlichen Interaktion. Alle Workflowschritte ohne menschliche Interaktion sind sogenannte “Robots”. Diese Workflowschritte arbeiten hinterlegte Scripte und Logiken ab und treffen autonome Entscheidungen.
Interessant an diesem Workflowbeispiel ist die komplette Abdeckung aller Eventualitäten im Rechnungsprüfungsprozess:
- Mengen- und Preisdifferenzen
- Bei Preis- und Mengedifferenzen erstellen von zusätzlichen Belastungen an den Lieferanten
- Rechnung komplett zurücksenden, mit automatisch erstelltem Begleitschreiben
- Rechnung komplett stornieren
- Manuelle Kontierbarkeit als “Notausgang”, falls Rechnung trotz Differenzen gebucht werden muss
- Ansteuerung einer automatischen Verbuchungsschnittstelle des ERP-Systems und Buchungssatzübergabe an die Finanzbuchhaltung