Nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die das Bundesfinanzministerium 2001 als Regelwerk für die Finanzbeamten zur elektronischen Steuerprüfung herausgegeben hat, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht in das Datenverarbeitungssystem zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen, wenn mit diesem Datensystem steuerrechtlich relevante Daten erzeugt wurden. Die Aufbewahrungspflicht für steuerrechtlich relevante Daten betrifft daher nicht nur operative Systeme sondern auch die Archivierung. Hierbei muss sichergestellt werden, dass die gespeicherten Dokumente unveränderbar, reproduzierbar und jederzeit verfügbar sind. Entscheidend ist, dass eine ordnungsgemäße, qualifizierte und geordnete Ablage, sowie sichere Aufbewahrung der elektronischen Dokumente während des gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraumes erfolgt.
Bei unsachgemäßer Archivierung drohen Haftungsrisiken für Geschäftsleitung und IT-Administratoren. Die Verletzung der Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung kann dazu führen, dass das Finanzamt eine Steuerschätzung auf Basis der bekannten Besteuerungsgrundlagen durchführen kann, die mit hoher Wahrscheinlichkeit eher zu hoch als zu niedrig ausfällt. Zudem kann das Finanzamt die Aufbewahrungspflicht per Zwangsgeld durchsetzen. Verstöße gegen die GDPdU können aber auch mit bis zu 5.000 € Bußgeld wegen Steuergefährdung oder bis zu 50.000 € wegen einer Steuerordnungswidrigkeit geahndet werden.
Aufgrund dieser Risiken ist das Interesse an zertifizierten „GDPdU-konformen“ Archivsystemen groß. Die Software zur Erstellung und Betreibung des Archivsystems kann jedoch nicht isoliert betrachtet werden, da es immer auf die individuelle Umsetzung beim Anwender ankommt.
Wir bieten Ihnen daher in Zusammenarbeit mit der Kanzlei M\S\L Dr. Silcher Rechtsanwälte die Überprüfung Ihres Archivsystems auf Einhaltung der rechtlichen Anforderungen an. Die Rechtsanwälte der Kanzlei verfügen über eine umfangreiche Erfahrung bei der Beratung von Unternehmen in steuerlichen und handelsrechtlichen Fragen und arbeiten eng mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern zusammen.
Bei der Prüfung stellen wir fest, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen an die Datenarchivierung in Hinblick auf die steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt bzw. in welchen Bereichen hierfür Veränderungen vorgenommen werden müssen.